Skoro svaka firma u Srbiji ima bar jednu Viber grupu za posao. Napravi se za jedan projekat ili jednu smenu, pa se proširi na celu firmu. Poruka stigne za sekund, svi su već na Viberu i ništa ne košta. Zato je i postala podrazumevani način komunikacije.
Problem nije u Viberu. Problem je što grupa za ćaskanje preuzme posao koji nije njen: dodelu zadataka, obaveštenja, čuvanje dokumenata i evidenciju dogovora.
Pet problema sa poslovnim Viber grupama
1. Važno se gubi u nebitnom. Obaveštenje o promeni smene stoji između čestitke za rođendan i slike ručka. Polovina ljudi ga ne vidi.
2. Niko nije vlasnik zadatka. „Može li neko da pogleda kasu u radnji 3?“ Pet ljudi vidi poruku, svako misli da će drugi reagovati, i niko ne reaguje.
3. Nema istorije koja se može naći. Za tri meseca niko ne može da pronađe ko je odobrio izmenu i kada.
4. Bivši zaposleni i dalje čitaju. Kad neko ode iz firme, retko ko se seti da ga izbaci iz svih grupa. Poslovne informacije ostaju na privatnom telefonu.
5. Dokumenti su razbacani. Ugovor je u jednoj grupi, ponuda u drugoj, fotografija sa terena u trećoj.
Šta treba firmi umesto grupe
Ne treba vam novi čet. Treba vam podela komunikacije po nameni:
- Obaveštenja idu tačno onima kojima su namenjena: po sektoru, timu ili lokaciji, uz push na telefon.
- Zadaci imaju vlasnika, rok i status, umesto „neka neko pogleda“.
- Dogovor o poslu ostaje uz zadatak ili tiket, sa autorom i vremenom svake poruke.
- Dokumenti stoje uz projekat ili klijenta na koji se odnose.
- Pristup se gasi istog dana kada zaposleni ode.
Viber može da ostane za brzo ćaskanje i dogovor za kafu.
Kako to izgleda u EasyCollab-u
EasyCollab spaja sve navedeno u jednoj aplikaciji na srpskom, za web i mobilni. Interne vesti se šalju po timu i lokaciji, zadaci i tiketi imaju odgovornu osobu i rok, a dokumenti stoje uz posao. Zaposleni bez službenog mejla mogu da koriste aplikaciju, a obaveštenja dobijaju kao push. Za mreže sa više objekata pogledajte i softver za maloprodajne mreže.
Kako da pređete bez otpora tima
- Ne gasite Viber preko noći. Prvo prebacite samo zadatke i zvanična obaveštenja.
- Jedno pravilo: sve što traži akciju ide kao zadatak, ne kao poruka u grupi.
- Rukovodioci idu prvi. Ako šef i dalje dodeljuje posao preko Vibera, tim će ostati tamo.
- Posle mesec dana pogledajte koliko zadataka je zatvoreno na vreme i podelite rezultat sa timom.
Želite da vidite kako bi ovo izgledalo kod vas? Zakažite demo od 30 minuta ili pogledajte cenovnik.