U većini firmi sa terenskim ekipama raspored izgleda ovako: Excel tabela u kancelariji, poziv ujutru, poruke tokom dana i još jedan poziv uveče: „dokle si stigao?“ Dok je ekipa jedna, to nekako radi. Sa tri ekipe i dvadeset naloga nedeljno počinju greške: dupli dolasci, zaboravljeni nalozi, fotografije koje nikad ne stignu do kancelarije.
Ovo je vodič u šest koraka za prelazak na sistem koji radi i kad vas nema u kancelariji.
Korak 1: svaki posao je nalog, ne poruka
Sve što ekipa treba da uradi postaje nalog (zadatak ili tiket) sa adresom, opisom, rokom i odgovornom osobom. Usmeni dogovor i poruka na Viberu nisu nalog.
Korak 2: jedan kalendar za sve ekipe
Kada su nalozi u sistemu sa datumom, svi se vide u kalendaru. Odmah se vidi ko je slobodan u četvrtak i gde se dve ekipe preklapaju.
Korak 3: status menja onaj ko radi
Ekipa na terenu menja status sa telefona: krenuo, na lokaciji, završeno, čeka deo. Kancelarija više ne zove da pita, nego pogleda.
Korak 4: dokaz sa lica mesta
Fotografija pre i posle, potpisan zapisnik i komentar se prilažu uz nalog sa telefona. Kada klijent kaže „to nije urađeno“, dokaz je uz nalog sa datumom i autorom.
Korak 5: redovni poslovi se sami otvaraju
Servisi na svaka tri meseca, godišnji pregledi i kontrole ne treba da zavise od nečijeg pamćenja. Rekurentni nalog se otvara automatski, sa rokom i ekipom.
Korak 6: nedeljni pregled umesto sastanka od sat vremena
Izveštaj pokazuje koliko je naloga zatvoreno, šta kasni i koliko je vremena otišlo po klijentu. Petkom 10 minuta nad brojkama zamenjuje dugu diskusiju „kako je išla nedelja“.
Šta vam treba od alata
- Mobilna aplikacija koja radi na terenu, sa fotografijama.
- Kalendar sa svim ekipama.
- Nalozi vezani za klijenta i lokaciju.
- Rekurentni nalozi.
- Evidencija vremena i izveštaji.
- Srpski jezik, da ga ekipa stvarno koristi.
EasyCollab ima sve navedeno i podesimo ga prema vašem procesu. Pogledajte upravljanje projektima, softver za servisne firme i proizvodnju i montažu.
Česta greška pri uvođenju
Najveća greška je uvesti alat samo za kancelariju. Ako ekipa na terenu i dalje radi po pozivima, sistem postaje još jedna tabela koju neko ručno ažurira. Prvo uključite ekipu sa telefonom, pa tek onda izveštaje.
Želite da vidite kako bi ovo izgledalo kod vas? Zakažite demo od 30 minuta ili pogledajte cenovnik.