Upravljanje dokumentima povezano sa poslom na koji se odnose
Ugovor je u mejlu od pre tri meseca. Poslednja verzija ponude je na računaru kolege koji je na godišnjem. Fotografije sa terena su u nečijoj galeriji na telefonu. Deljeni folder postoji, ali u njemu stoje „ponuda_final“, „ponuda_final2“ i „ponuda_final_PRAVA“.
EasyCollab čuva radne dokumente uz projekat, tiket, klijenta ili rok na koji se odnose. Dokument pronalazite tamo gde vam treba, a ne tražite ga po folderima.
Za koga je upravljanje dokumentima u EasyCollab-u?
Za timove kojima dokument treba u trenutku kad rade na poslu, a ne posle pretrage.
Firme koje vode projekte
Ugovori, crteži, ponude i zapisnici za svakog klijenta, uz projekat na koji se odnose.
Servisne i održavalačke firme
Servisni izveštaji, atesti i fotografije za svaki objekat.
Maloprodajne mreže
Uputstva, procedure i planogrami koje centrala šalje objektima.
Javne ustanove
Radno spremište povezano sa predmetima i projektima.
Dokument uvek pored posla
Svaki dokument ima svoje mesto, vlasnika i istoriju.
- Povezivanje sa poslovnim predmetom – dokument se vezuje za projekat, zadatak, tiket, klijenta, dobavljača, organizacionu jedinicu ili rok važenja. Otvorite projekat i vidite njegov ugovor, crteže i zapisnike.
- Kategorije i opis – naziv, opis, kategorija, datum i odgovorna osoba. Ugovori, ponude, uputstva, zapisnici i atesti se razlikuju na prvi pogled.
- Pretraga i filteri – po nazivu, kategoriji, povezanom predmetu, odgovornoj osobi i datumu.
- Istorija izmena – sistem beleži ko je i kada dodao dokument ili menjao njegove podatke, pa se zna koja verzija je važeća.
- Prilozi bilo gde u sistemu – fotografije i dokumenti se dodaju i uz tikete, poruke, zadatke i terenske formulare, direktno sa telefona.
Ko šta sme da vidi
Prava pristupa se određuju po ulozi, sektoru, lokaciji i projektu.
Pristup po ulozi i sektoru
Finansijski dokumenti ostaju u finansijama, kadrovski u HR-u, a tehnička dokumentacija projekta dostupna je timu koji na njemu radi.
Arhiviranje umesto brisanja
Brisanje je kontrolisano pravima, a poslovno važni dokumenti se arhiviraju umesto da se nepovratno brišu.
Dokumenti ostaju u firmi
Kad zaposleni ode iz firme, dokumenti ostaju, a njegov pristup prestaje.
Dokumenti i rokovi zajedno
Ugovor, licenca, sertifikat ili dozvola sa rokom važenja čuvaju se uz taj rok, pa je dokument tu čim stigne podsetnik o isteku.
Šta EasyCollab nije
Modul za dokumente je radno spremište povezano sa poslom u sistemu. Ne zamenjuje zvaničnu arhivu, delovodnik ni sistem za upravljanje dokumentarnim materijalom koji propisuje zakon. Ako vam je potrebna veza sa takvim sistemom, integraciju radimo preko API-ja.
Česta pitanja
Koje formate dokumenata podržava?
Uobičajene kancelarijske formate, PDF i slike. Administrator određuje dozvoljene formate i maksimalnu veličinu fajla.
Da li mogu da ograničim pristup pojedinačnim dokumentima?
Možete. Pristup se određuje po ulozi, jedinici, projektu ili klijentu.
Da li mogu da dodam dokument sa telefona?
Možete. Mobilna aplikacija omogućava da fotografišete dokument ili lice mesta i odmah ga priložite.
Gde se čuvaju podaci?
Podaci se čuvaju na našim serverima, uz šifrovanu komunikaciju (HTTPS) i dnevne rezervne kopije.
Prestanite da tražite "ponuda_final_PRAVA"
Zakažite demo i pokazaćemo vam kako dokumenti izgledaju uz vaše projekte i klijente.
Saznajte više: Upravljanje projektima · Praćenje isteka sertifikata i licenci · Cenovnik
Rešenja po vašoj meri
Postanite naš partner
Ako se bavite prodajom softverskih rešenja, konsultingom ili digitalizacijom procesa – EasyCollab je idealan dodatak vašem portfoliju.