Evidencija sertifikata, licenci i dozvola sa podsetnikom pre isteka
Viljuškarista radi sa isteklim uverenjem. Licenca za softver istekne u petak popodne. Ugovor o održavanju se automatski produži jer niko nije stigao da ga otkaže. Atest za protivpožarne aparate istekao je pre dva meseca, a inspekcija dolazi sutra.
Nijedan od ovih rokova nije bio tajna. Bio je zapisan u nekoj tabeli, na nečijem računaru, i niko ga nije pogledao na vreme. EasyCollab drži sve rokove važenja na jednom mestu i sam podseti odgovornu osobu pre nego što bude kasno.
Za koga je evidencija rokova važenja?
Svuda gde istekao dokument znači kaznu, zastoj ili rizik.
HR i bezbednost i zdravlje na radu
Službe koje vode uverenja, obuke i periodične provere za stotine zaposlenih.
Proizvodnja, logistika i građevina
Gde rad sa isteklim uverenjem za mašine ili viljuškar znači kaznu i rizik.
Maloprodaja i ugostiteljstvo
Sanitarne knjižice, higijenski minimum i atesti opreme, po svakom objektu.
Zdravstvene ustanove
Licence medicinskog osoblja i servisi medicinske opreme sa tačnim rokovima.
IT i nabavka
Licence za softver, pretplate i ugovori sa dobavljačima, uz datum obnove i otkazni rok.
Vozni park
Registracije, tehnički pregledi, osiguranja i servisi vozila na jednom spisku.
Šta sve možete da pratite
Bilo koji dokument ili obaveza koja ima datum isteka.
- Sertifikate i uverenja zaposlenih – obuke za bezbednost i zdravlje na radu, uverenja za rukovanje mašinama, stručne licence, higijenski minimum.
- Obuke i periodične provere – koje se moraju obnavljati na određeni broj meseci ili godina.
- Licence za softver i pretplate – uz datum obnove i dobavljača.
- Ugovore – sa rokom trajanja i otkaznim rokom: održavanje, zakup, osiguranje, servis.
- Dozvole i rešenja – upotrebne i ekološke dozvole, rešenja nadležnih organa.
- Ateste i servise opreme – protivpožarni aparati, liftovi, gromobrani, vage, vozila.
Kako radi praćenje rokova
Rok upišete jednom, a sistem brine o ostalom.
1. Upišete rok jednom
Naziv, tip, izdavalac ili dobavljač, broj dokumenta, datum početka i datum isteka.
2. Povežete ga sa onim na šta se odnosi
Sertifikat ide uz zaposlenog, dozvola uz organizacionu jedinicu, ugovor uz dobavljača ili klijenta.
3. Priložite dokument
Skenirano uverenje, ugovor, rešenje ili račun stoji uz rok, pa ga ne tražite kad zatreba.
4. Sistem podseća
Na primer 60, 30 i 7 dana pre isteka. Obaveštenje dobija odgovorna osoba i nadležna jedinica, u aplikaciji, mejlom i kao push na telefonu.
5. Obnovite i zabeležite
Upisuje se novi datum, a svaka promena roka, statusa i odgovorne osobe ostaje u istoriji.
Zašto ne Excel tabela
Tabela ne šalje podsetnike i ne zna kome da javi. Kad osoba koja je vodi ode na odmor ili promeni posao, evidencija prestaje da postoji.
Podsetnik stiže sam
Administrator određuje jedan ili više rokova pre isteka za svaku vrstu zapisa.
Rok ima vlasnika
Uz svaki rok je upisana odgovorna osoba i nadležna jedinica, pa se zna ko mora da reaguje.
Pregled koji odmah pokazuje rizik
Na jednom ekranu vidite šta je aktivno, šta ističe uskoro i šta je već isteklo, uz filtere po tipu, zaposlenom, jedinici i dobavljaču.
Spremno za inspekciju i audit
Za nekoliko sekundi izdvojite sve što se odnosi na jedan objekat ili sektor i izvezete u Excel ili PDF.
Deo veće platforme
Evidencija rokova važenja nije poseban program. Kada podsetnik stigne, iz njega može da se otvori zadatak ili tiket za obnovu, sa rokom i zaduženom osobom. Ugovor se čuva u modulu za dokumente, a broj isteklih i obnovljenih stavki vidi se u izveštajima.
Ako već koristite EasyHR za kadrovsku evidenciju, podaci o zaposlenima se mogu povezati.
Česta pitanja
Koliko podsetnika mogu da podesim?
Više. Administrator određuje jedan ili više rokova pre isteka za svaku vrstu zapisa.
Ko dobija podsetnik?
Odgovorna osoba upisana uz rok i nadležna organizaciona jedinica. Obaveštenje stiže u aplikaciji, mejlom i kao push na mobilnom.
Mogu li da uvezem postojeću tabelu?
Možete. Podatke iz Excel-a uvozimo tokom implementacije, pa ne morate ručno da prepisujete stotine redova.
Da li mogu da priložim skenirano uverenje?
Možete. Uz svaki rok se prilaže ugovor, rešenje, sertifikat, potvrda ili drugi dokument.
Da li ovo zamenjuje zvaničnu evidenciju?
Ne. EasyCollab je operativni alat za praćenje rokova i podsetnike. Zvanične evidencije propisane zakonom vodite kao i do sada.
Saznajte za istek roka pre inspekcije, a ne od nje
Pošaljite nam svoju tabelu rokova, a mi ćemo vam na demu pokazati kako izgleda u EasyCollab-u.
Saznajte više: Upravljanje dokumentima · Izveštaji i analitika · Cenovnik
Rešenja po vašoj meri
Postanite naš partner
Ako se bavite prodajom softverskih rešenja, konsultingom ili digitalizacijom procesa – EasyCollab je idealan dodatak vašem portfoliju.